Estratexias de xestión do tempo que son moi eficaces para mellorar a produtividade

Steve Jobs dixo que, Está moi claro que o recurso máis preciado que temos todos é o tempo”. Cada segundo ten un valor infinito e, aínda así, só o 39% do tempo dun empregado se dedica a tarefas específicas de función. Segundo o estudo do McKinsey Global Institute, o outro 61 % pasa por correo electrónico, tenta atopar un ficheiro que falta ou sincroniza cos seus compañeiros de traballo. Segundo un estudo publicado no European Journal of Work & Organization Psychology, desperdiciáronse 37.000 millóns de dólares só en reunións ineficaces.

Nos mercados hipercompetitivos, os profesionais que traballan non poden permitirse o luxo de ser improdutivos no traballo. Se se perde un cuarto do día por traballo improdutivo, algo ten que cambiar antes de que o seu rendemento laboral comece a ir cara ao sur. Aprende como podes aumentar a túa produtividade sen queimar o aceite de medianoite para o traballo de oficina mediante as seguintes estratexias eficaces de xestión do tempo que se indican a continuación:

1. Saiba como gastas o teu tempo: O maior erro é perder o tempo no traballo en cousas equivocadas. Os síntomas dunha xestión ineficaz do tempo inclúen:

  • Conseguindo resultados mínimos mesmo despois dun longo día
  • Non lograr o que está obrigado a facer
  • Estar preocupado por acontecementos futuros en lugar de centrarse no presente
  • Fálase moito pero non hai acción.

Unha auditoría de tempo é unha técnica para resolver este problema. Considérao unha auditoría fiscal para a túa vida cotiá.

2. Planifica cada día: Podes facelo de varias maneiras para ter éxito. Moitas persoas consideran beneficioso saír uns minutos cada noite antes de durmir para planificar as actividades do día. Facer un seguimento das próximas tarefas permitirache distribuír a túa carga de traballo de forma que non esteas sobrecargado ou ansioso. Poderás crear unha rutina máis disciplinada para os teus obxectivos diarios e estar ocupado durante toda a semana.

3. A priorización é a clave: Dar prioridade non só ao traballo do proxecto, senón tamén ás persoas que importan. Concéntrase en facer as cousas polos motivos correctos, nos lugares e nos momentos axeitados. Establece as prioridades para os seguintes días, semanas e quizais meses ao longo das túas sesións de planificación. Facer unha lista detallada de cada traballo ou deber que ten na súa profesión é un dos mellores métodos para comezar. Despois de alí, podes dividilos en tarefas diarias, semanais e mensuais.

4. Usa ferramentas de xestión do tempo: Unha das formas máis eficaces de xestionar mellor o teu tempo é utilizar o maior número posible de recursos para facilitar o teu traballo. Hai millóns de aplicacións informáticas e aplicacións para teléfonos intelixentes listas para que as descargues e che faciliten a vida. Incluso só unha ferramenta de xestión de tempo engadida ao teu arsenal pode aforrarche horas de traballo cada semana. Algunhas recomendacións inclúen, calendario, programador, xestor de proxectos como Trello ou Jira, software de toma de notas como Evernote ou OneNote, rastreador de tempo como My Hours, etc.

5. Elimina as distraccións: O teu entorno está cheo de pistas que esperan para desviar a túa atención do traballo e doutras obrigas. Os teléfonos intelixentes son unha das distraccións máis comúns no lugar de traballo, seguido dos sitios de redes sociais, a navegación por Internet, o correo electrónico cada 10 minutos, as conversas dos compañeiros de traballo, as reunións en liña e cara a cara (a non ser que sexan ben atendidas e produtivas). Aínda que non sempre teñas control sobre os horarios das reunións, podes ter control sobre outras distraccións que che poden retardar. Pon o teu teléfono en silencio e gárdao nun caixón da mesa mentres traballas para fuxir do teu teléfono intelixente e do mundo que chupa o tempo das redes sociais. Limita o número de veces que revisas o teu correo electrónico reservando un tempo para revisar a túa caixa de entrada 2-3 veces ao día para mellorar a produtividade.

6. O tempo aforrado é o tempo gañado: Moitas veces chegamos a asistir a reunións sen unha axenda fixa ou nas que os clientes ou compañeiros traballan desde casa ou reciben as chamadas desde un fondo moi ruidoso. Este tipo de reunións esixen moita concentración, silenciar/desmutar regularmente os altofalantes, repeticións e ampliacións de tempo. Un software de cancelación de ruído activa pode ser de gran axuda en situacións como esta. Recomendamos instalar o software de cancelación de ruído de fondo máis recente ClaerityAI. Este software de IA funciona en varias plataformas de conferencias en liña en Windows e Mac. Tamén permite a cancelación activa do ruído de fondo noutros altofalantes. Isto leva a mellorar a calidade da voz de ambos os dous lados durante as conferencias telefónicas, o que leva a unha maior produtividade do traballo.

7. Non realizar varias tarefas: A multitarea non só reduce o teu nivel de coeficiente intelectual, senón que tamén reduce a túa produtividade nun 40%. Cando pensas niso, podes facer o dobre nunha semana laboral cando só traballas nun tema á vez.

8. Determine os seus tempos produtivos: Se es unha persoa matinal, unha curuxa nocturna ou se identifica nalgún lugar intermedio? Isto axudarache a descubrir cando é máis eficaz durante o día e pode axudarche ás túas tácticas de xestión do tempo. O máis probable é que unha persoa da mañá poida traballar máis pola mañá, mentres que os noctámbulos adoitan ser máis produtivos pola tarde.

En conclusión, lembra que ninguén nace xenial para xestionar o tempo. Tes que practicalo como calquera outra habilidade e o mesmo ocorre cos membros do teu equipo. Canto máis fagas cumprir os principios prácticos de xestión do tempo, máis produtivo será o teu equipo. Aproveita a tecnoloxía non só para xestionar o teu tempo, senón tamén para eliminar as distraccións non desexadas, especialmente cando traballas desde casa.

Author: admin

Leave a Reply

Your email address will not be published.